4 basisprincipes van timemanagement - Oktav Live Boekhouden Beter ondernemen - geen tijd

4 basisprincipes van timemanagement

| | Beter ondernemen

Heb jij jezelf weleens horen zeggen dat je ‘vandaag echt hebt doorgewerkt en toch het gevoel hebt dat je niets gedaan hebt’? Als je aan timemanagement doet is dat verleden tijd. De focus ligt op zo effectief en efficiënt mogelijk werken door je tijd slim in te delen. Je eigen werkritme is daarbij belangrijk want constante afleiding en weinig concentratie zijn elementen die je kan missen. Stel jezelf de vraag of je het onderscheid weet tussen belangrijke en minder belangrijke zaken. Lukt het om je taken overzichtelijk te houden en een goede planning aan te houden? Hieronder geven we de basisprincipes van timemanagement die je hierbij kunnen helpen.

Jouw ideale werkritme voor een optimale concentratie

Leer jezelf kennen en zoek uit of je een vroege vogel bent of liever ’s avonds nog wat doorwerkt. Kan je van thuis werken voor een betere concentratie? Welke zaken leiden je het meest af en wat kan je hieraan doen? Kies jouw beste tijdstippen eruit om je grote taken uit te voeren. Het bekende ‘eat the frogs’-principe waarbij je de minder aangename en grote taken ’s morgens als eerste uitvoert, maakt dat je deze taken niet te lang laat liggen. Taken die langer dan 30 min. duren kan je best inplannen in je eigen agenda. Uiteraard heeft een goede gezondheid (voeding en beweging) ook effect op je vermoeidheid en stressniveau en dus op je concentratie.

Het verschil tussen dringend en belangrijk

Is het dringend of voelt het dringend? Vaak denken we dat alles dringend is terwijl veel taken in werkelijkheid minder belangrijk zijn en nog wel even uitgesteld kunnen worden. Krijg je er een nieuwe taak bij, stel jezelf dan even volgende vragen:

  • Wat is het probleem?
  • Wat is de impact (hoe belangrijk is het)?
  • Wat is er al gedaan/voorbereid/uitgevoerd?
  • Wat wordt er juist gevraagd?

Deze vragen helpen je te bepalen of de taak heel dringend is of toch nog even kan wachten.

Vaak storen we elkaar op het werk door vragen te stellen en iemand zijn/haar concentratie te doorbreken. Heb jij een vraag voor een collega? Denk even na of je jouw collega hier meteen voor moet storen. Tip: bundel vragen en stel ze op 1 moment. Dit geldt ook in de omgekeerde richting. Vraag je collega’s om hun vragen aan jou te bundelen en allemaal samen te stellen in plaats van jou voor elke vraag te storen.

Taken overzichtelijk houden

Hangt je werkplek vol met plakbriefjes en zie je door het bos de bomen niet meer? Begin met alle taken op 1 plek te bundelen. Vervang je to do lijstje, plakbriefjes, mails met vlaggetjes en kribbels op je hand door 1 grote to do-lijst, bij voorkeur digitaal (bv. tabblad ‘taken’ in Outlook). Denk je aan een nieuwe taak, zet deze er dan meteen in. Probeer structuur te brengen in je taken door deze in categorieën en subtaken te verdelen. Dat zorgt voor een beter overzicht en behapbare opdrachten.

Een goede planning

Nu je 1 grote to do-lijst hebt, kan je je taken beginnen plannen. Welke taken hebben prioriteit? Geef elke taak een deadline en werk de dringende en belangrijke to do’s eerst af. Vind je het moeilijk om in te schatten hoeveel tijd je eraan zal spenderen? Maak per taak een inschatting en bekijk achteraf of je meer of minder tijd nodig had. Op die manier kan je terugkerende taken de volgende keer beter inplannen, je weet nu hoe lang het ongeveer duurt om deze te voltooien. Plan niet heel je agenda vol met taken maar voorzie ook tijd voor onvoorziene zaken. Kijk op vrijdagnamiddag wat je deze week gedaan hebt en wat er nog op je lijstje staat voor de komende week. Zo ben je voorbereid en kan je gerust het weekend inzetten.