8 tips om efficiënter te vergaderen - Oktav Live Boekhouden Beter ondernemen

8 tips om efficiënter te vergaderen

| | Beter ondernemen

Vergaderen, we doen het heel vaak. Maar is het altijd nodig en efficiënt? Verliezen we soms geen onnodige tijd en energie? Vaak komen deelnemers met lege handen en doen ze allerlei andere zaken tijdens een vergadering zoals onderling praten, smartphone checken, nerveuze gebaren maken enz. Je kan je medewerkers hierop wijzen, maar deze zaken zullen automatisch minderen met onderstaande handige tips.

Vergader minder

Voordat je een vergadering inplant, vraag jezelf even af of het echt op deze manier moet. Kan de vergadering niet via telefoon of mail om zo een bepaalde kwestie op te lossen of personen van informatie te voorzien? Hiermee bespaar je tijd voor jezelf en je collega’s en bovendien moet je ook geen catering verzorgen.

Nodig de juiste deelnemers uit

Hoe meer deelnemers, hoe meer er gezegd zal worden, hoe langer de vergadering zal duren. Stel jezelf de juiste vragen over wie je uitnodigt. Is het noodzakelijk om heel de afdeling te vragen? Zijn er bepaalde mensen die via het verslag achteraf op de hoogte gebracht kunnen worden omdat ze zelf niet actief met het gespreksonderwerp bezig zijn? Nodig enkel de personen uit die betrokken zijn bij het onderwerp en hier kennis van zaken over hebben.

Zorg dat de vergadering een duidelijk doel heeft

Met een doel voor ogen zal er minder snel afgedwaald worden van de hoofdzaak. Is de vergadering puur informatief of gaat het om een brainstorm om zo tot goede ideeën te komen? Moet er een beslissing en/of oplossing voortkomen uit de meeting? Laat ook je deelnemers duidelijk weten wat het doel van jullie samenkomst is.

Een goede voorbereiding is het halve werk

Worden er bepaalde teksten, voorstellen of andere zaken besproken? Bezorg deze dan aan je deelnemers en laat hen er al kort naar kijken voor de meeting. Zo stapt iedereen met dezelfde informatie en kennis in de vergadering en zal deze ook vlotter verlopen zonder onnodig tijdverlies. Denk ook eens aan papierloos vergaderen. Zo heeft iedereen alle info, documenten, agenda enz. in elke vergadering bij zich.

Vergader korter en hou je timing in het oog

Vaak verslapt onze aandacht tijdens een vergadering omdat deze te lang duurt. Bepaal vooraf dat de vergadering één tot anderhalf uur duurt en bijvoorbeeld maximum een kwartier kan uitlopen. Dit is een periode die makkelijk kan vrijgemaakt worden en waarin we ons aan één stuk door kunnen concentreren. Is het echt noodzakelijk dat de meeting langer duurt? Las dan zeker een pauze in of splits de vergadering op in 2 vergaderingen voor optimale aandacht en concentratie.

Schakel een goede voorzitter in

Een voorzitter heeft een belangrijke rol in een vergadering. Deze persoon overloopt de agendapunten en deelt het doel van de vergadering mee. Hij of zij kan iedereen voldoende aan het woord laten en er tegelijk voor zorgen dat er niet afgedwaald wordt. Stel een goede voorzitter aan en de meeting zal vlotter en met meer structuur en duidelijkheid verlopen.

Vergader later op de ochtend

Vroeg in de ochtend is vaak niet het goede moment voor een vergadering omdat we dan onze mails en de planning van de dag bekijken en onze eerste koffie nog nodig hebben. Plan de meeting dus later op de ochtend en je zal zien dat er actiever en productiever zal deelgenomen worden.

Sluit de vergadering positief af

Laat de deelnemers weten dat hun bijdrage en aanwezigheid op prijs gesteld worden en bedank hen hiervoor. Het is een kleine moeite die ervoor zorgt dat de deelnemers met een positieve noot uit de vergadering stappen en ook positiever in de volgende vergadering zullen stappen.