apps timemanagement

Online apps om offline efficiënter te werken

| | Beter ondernemen

Heb je soms ook het gevoel dat je als een kip zonder kop alle verschillende taken afhandelt die op je afkomen, en dat je altijd tijd te kort komt? Dan ben je niet alleen! In een onderzoek van SD Worx gaf 31% van de bevraagde werkende Belgen aan dat ze ‘onaanvaardbaar’ veel stress ervaren op het werk. Mentale en emotionele belasting, tijdsdruk en te hoge werklast zijn de grootste oorzaken (82%). Je dag op voorhand zo efficiënt mogelijk indelen is dus ontzettend belangrijk! Dit kan met focus en planning, maar ook met de hulp van enkele handige apps en tools.

Bye bye multitasken

Veel mensen geven vol trots aan dat ze een krak zijn in multitasken. Te vaak leeft er namelijk nog de perceptie dat multitasken gelijk staat aan efficiënt en gefocust werken. Die gedachtegang is echter compleet fout. Je werkt namelijk het meest efficiëntst wanneer je aan één opdracht je volledige aandacht kunt geven. Afleiding, zoals ad hoc taken, sociale media en e-mails, is een grote boosdoener en zorgt ervoor dat je vaak maar half werk doet. Multitasken is als het ware de vijand van effectief timemanagement. Volgende apps staan klaar om jou gefocust te doen werken:

  • Focus Booster (iOS, Android)
  • RescueTime (iOS, Android)
  • Toggl (iOS, Android)
  • Clockify (iOS, Android)

Deze apps geven je een duidelijk overzicht van je dagelijkse tijdsbesteding. Uit die analyses kan je vervolgens afleiden waar al je tijd naartoe gaat en waar er verbetering mogelijk is. 

Alle info in je broekzak

Volgens het Paretoprincipe, ook wel 80-20 regel genoemd, leidt 20% van je acties tot 80% van je resultaten. Dit betekent dat je aan het begin van je dag best maar een handvol specifieke taken op je to-dolijst zet. Door je te focussen op dit overzichtelijk aantal taken, lukt het je om meer resultaat te boeken. Om je focus op één bepaalde taak te verbeteren kan je interessante zaken of notities, die op dat moment niet relevant zijn, bijhouden voor later. Dit kan met de volgende apps:

  • Pocket (iOS, Android)
  • Evernote (iOS, Android)
  • Instapaper (iOS, Android)
  • NimbusNote (iOS, Android)

Deze apps verzamelen al jouw notities, opnames, links etc. voor later. Zo verlies je nooit nog interessante dingen uit het oog.

Klinkt als muziek in de oren

Een andere manier om je focus te vergroten, is muziek. Op de markt zijn er tal van apps die er met bepaalde geluiden voor zorgen dat je je beter kan concentreren en dat je minder afgeleid wordt. Hierdoor zorgen ze voor een stijging in productiviteit en een betere opslag van informatie.

  • Focus@will (iOS, Android)
  • MyNoise (iOS, Android)

Zie je door de bomen het bos niet meer?

Plant dan bomen met Forest!

Met deze app kan je virtuele bomen planten met je focus. Wanneer je start aan een specifieke taak of project, open je de app en je sluit deze terug van zodra je taak is afgerond. Hoe langer je smartphone op de app blijft, hoe groter jouw focusboom groeit. Bovendien plant Forest jouw virtuele boom ook in de echte wereld, dus reden te meer om zo gefocust mogelijk aan het werk te gaan. Een bos even groot als Schwarzwald? Challenge accepted!

  • Forest (iOS, Android)

Teamwork makes the dream work

Werk je vaak in team? Dan is een gezamenlijke planning en goede communicatie belangrijk. Enkele online tools om in team te werken zijn:

  • Slack (iOS, Android)
  • Trello (iOS, Android)
  • Asana (iOS, Android)
  • Workplace by Facebook (iOS, Android)

Deze teamtools helpen je om online je groepsprojecten te overzien en taken te coördineren. Bij Slack werk je met verschillende channels. Een channel is een groepsgesprek voor bijvoorbeeld een team, een project of een klant. Je kan in die gesprekken ook bestanden delen en videogesprekken houden. Trello werkt niet met channels, maar met borden. Binnen ieder bord kan je nog verschillende lijsten maken. In Asana kan je taken opstellen en verdelen. Je krijgt dan een overzicht van welke taken al volbracht zijn en welke nog in progress zijn. Ook Facebook blijft niet achter en ontwierp een samenwerkingsplatform dat erg op Facebook lijkt. Zo heb je een mini-Facebook voor je teams en projecten.

Bestanden delen met elkaar kan je doen via Dropbox of Google Drive. Werkt het team van op afstand samen en spreek je elkaar ondanks de afstand toch graag face-to-face? Dan zijn virtuele vergaderingen via Skype, Join.me of Google Hangouts de oplossing. Zelfs eenvoudig je computerscherm delen of het gesprek opnemen vormt geen problemen voor deze tools.

Je merkt het: apps in overvloed om jou te helpen om zo efficiënt mogelijk te werken. Veel van de hierboven genoemde apps en tools kan je trouwens zowel op je smartphone als op je desktop gebruiken. Welke test jij uit?