Waarom moet ik mijn onderneming correct inschrijven in de kruispuntenbank? - Oktav Live Boekhouden Beter ondernemen

Waarom moet ik mijn onderneming correct inschrijven in de kruispuntbank?

| | Beter ondernemen

Elke onderneming moet zich inschrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en kijkt best op geregelde tijdstippen na of de informatie nog correct staat neergeschreven. Het gaat om basisgegevens en activiteiten van ondernemingen en hun vestigingseenheden. Indien deze informatie niet correct of onvolledig is, kunnen er gevolgen zijn.

De KBO is een centraal register van de FOD economie waarin alle basisgegevens van ondernemingen en hun vestigingseenheden worden verwerkt. De gegevens in de KBO worden verspreid naar de verschillende overheidsdiensten (BTW, RSZ, belastingkantoren, ….).

Wie moet zich inschrijven in KBO?

Elke ondernemer of onderneming moet zich inschrijven in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) vooraleer er economische activiteiten mogen worden uitgevoerd. De volgende ondernemingen moeten zich inschrijven in de KBO:

  • de rechtspersonen naar Belgisch recht;
  • de vestigingen, instanties en diensten naar Belgisch recht die opdrachten van algemeen nut of verbonden met de openbare orde uitvoeren en over een financiële en boekhoudkundige autonomie beschikken, onderscheiden van deze van de rechtspersoon naar Belgisch publiek recht waarvan ze afhankelijk zijn;
  • de rechtspersonen naar buitenlands of internationaal recht die in België beschikken over een zetel of die zich dienen te registreren in uitvoering van een door de Belgische wetgeving opgelegde verplichting;
  • iedere natuurlijke persoon, die in België als onafhankelijke entiteit:
    • een economische en beroepsmatige activiteit gewoonlijk, hoofdzakelijk of aanvullend uitoefen;
    • of die zich dient te registreren in uitvoering van een door de Belgische wetgeving opgelegde verplichting;
  • de verenigingen zonder rechtspersoonlijkheid die zich dienen te registreren in uitvoering van een door de Belgische wetgeving opgelegde verplichting;
  • de vestigingseenheden van de bovenvermelde ondernemingen.

Bij inschrijving in de KBO krijgt elke onderneming een ondernemingsnummer. Dat is een uniek identificatienummer per natuurlijke persoon of rechtspersoon, bestaande uit tien cijfers, meestal beginnend met een 0 en gevolgd door negen cijfers die ook gelden als btw-nummer. Het gebruik van het ondernemingsnummer is wettelijk verplicht.

Basisgegevens én alle activiteiten

De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) bevat alle basisgegevens van ondernemingen en hun vestigingseenheden. Naast alle feitelijke gegevens van de onderneming (naam, adres, …) moet bij de inschrijving ook aangegeven worden welke activiteiten zullen worden uitgevoerd. Dit gebeurt via de zogenoemde Nacebel-codes (de officiële Europese lijst van activiteitsomschrijvingen). De publieke gegevens van elke geregistreerde onderneming en vestigingseenheid in de KBO kunnen opgezocht en geraadpleegd worden met behulp van de KBO Public Search. Onjuiste of onvolledige gegevens kunnen leiden tot verkeerde conclusies bij de overheidsdiensten en kunnen verrassende kosten met zich meebrengen.

De gevolgen van onjuiste of onvolledige inschrijving in de KBO

Geldboetes

Er zijn geldboetes vastgelegd voor ondernemingen waarvan de gegevens niet correct staan vermeld in de KBO. Gelukkig worden deze zelden opgelegd. De onderneming beschikt over een periode van dertig dagen na het versturen van het schrijven om bij de erin aangewezen dienst over te gaan tot de gevraagde inschrijving, wijziging of doorhaling. Indien de onderneming de formaliteiten niet vervult tijdens de toegekende termijn, kan de beheersdienst overgaan tot het schrappen van ambtswege van de onjuiste gegevens.

Onontvankelijkheid van rechtsvorderingen

De gevolgen van een onjuiste of onvolledige inschrijving in de KBO kunnen verstrekkend zijn. Het Wetboek Economisch Recht (WER) legt immers bepaalde regels op waaraan de dagvaarding en de vordering moeten voldoen. Deze regels kunnen kort samengevat worden als volgt:

  • het ondernemingsnummer van de eisende partij moet vermeld worden op de dagvaarding; indien dat niet het geval is, zal de rechtbank een uitstel verlenen om de eiser de mogelijkheid te bieden om aan te tonen dat hij wel degelijk was ingeschreven in de KBO; indien de eiser niet kan aantonen dat hij op de datum van het inleiden van de vordering was ingeschreven in de KBO, wordt zijn vordering als onontvankelijk afgewezen;
  • wanneer de onderneming is ingeschreven in de KBO, maar haar vordering gesteund is op een activiteit waarvoor die onderneming op de datum van de inleiding van de vordering niet is ingeschreven in de KBO of die niet valt onder het maatschappelijk doel waarvoor de onderneming op deze datum is ingeschreven, is de vordering van die onderneming eveneens onontvankelijk.

Concreet: Een onderneming die activiteiten voert waarvoor er geen inschrijving is in de KBO, zal zich niet tot de rechter kunnen wenden om betaling te bekomen van haar prestaties. De rechtbank neemt geen kennis van de grond van de zaak en zal zich beperken tot het ontoelaatbaar verklaren van de eis. Hoewel de rechtsvordering – mits regularisatie van de inschrijving – opnieuw ingesteld kan worden, dient de onderneming de gerechtskosten te dragen.

RSZ verminderingen

Sinds 1 juli 2014 bepaalt het vestigingseenheidsnummer in welke regio een werknemer tewerkgesteld is en welke bijdrageverminderingen dus op hem van toepassing zijn. Dit vestigingseenheidsnummer moet ingevuld worden voor elke werknemer.

Wanneer het vestigingseenheidsnummer ontbreekt of foutief is, zal de RSZ ambtshalve de vermindering voor de betrokken werknemer(s) weigeren. De vestigingseenheid wordt als volgt omschreven: “Elke plaats die men geografisch gezien kan identificeren door een adres, waar tenminste een activiteit van de onderneming wordt uitgeoefend of van waaruit de activiteit wordt uitgeoefend.”. Het kan gaan om een filiaal, een magazijn, een fabriek, een atelier, …

Aanspraak maken op subsidies

Zowel de federale overheid als de gewesten en lokale overheden voorzien premies voor wie een eigen zaak opstart (bv. premies aan werkgevers, aan milieuvriendelijke investeringen, …). Ze maken bij de toekenning van deze subsidies gebruik van de gegevens in de KBO. Als de gegevens onjuist of onvolledig in de KBO staan, riskeer je de weigering van een subsidie.

Mogelijke verwerping van beroepskosten

Niet alle kosten zijn automatisch beroepsmatige kosten en bijgevolg aftrekbaar. Uitgaven die een ondernemer doet, zijn in principe enkel aftrekbare beroepskosten wanneer ze gemaakt worden voor de realisatie van het doel van de ondernemer.

  • Voor een vennootschap is dat in de eerste plaats het statutair doel en vervolgens de activiteiten in KBO.
  • Voor een ondernemer (een natuurlijk persoon) zijn dat enkel de activiteiten in de KBO.

De kosten van activiteiten die niet vermeld zijn in de KBO kunnen dus verworpen worden.

Regelmatige controle én indien nodig aanpassen

In de praktijk is het dus van het grootste belang dat de inschrijving in de KBO goed wordt gecontroleerd, en dit best niet alleen bij de opstart van de onderneming. Elke onderneming doet er goed aan om op geregelde tijdstippen na te kijken of de inschrijving nog klopt met de gevoerde activiteiten. Indien er bij de controle fouten worden vastgesteld, worden deze best zo snel mogelijk rechtgezet. Controleer ook of hoofd- en bijdoelen in de statuten nog altijd kloppen.

Wist je dat je je gegevens als ondernemer zelf kan aanpassen via de gratis tool MyEnterprise? Je kan je aanmelden met je elektronische identiteitskaart, token of via de mobiele app en zo gemakkelijk een aantal gegevens aanpassen zoals contact, bankrekening, adres enz. Zo kan je er zelf voor zorgen dat al je ondernemingsgegevens steeds correct en up to date zijn.

Wens je meer informatie?

Wij kunnen jou helpen om de gegevens van de KBO door te lichten en te bekijken welke aangepast moeten worden. We houden hierbij rekening met het maatschappelijke doel van de onderneming, de link met vergunningen en mogelijke publicaties in het Belgisch Staatsblad.

Tanja De Naeyer – Senior Manager Taks & Legal – tanja.denaeyer@moorestephens.be