akkoord

Het belang van een correcte KBO

| | Fiscaliteit

Elke onderneming heeft zijn unieke inschrijving in de KBO, vaak vergeet men om deze inschrijving up-to-date te houden. Dit kan onaangename gevolgen hebben.

De Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) is een register van de FOD Economie waarin alle basisgegevens van ondernemingen en hun vestigingseenheden verzameld zijn. De KBO centraliseert de basisgegevens van de ondernemingen en vestigingseenheden en verspreidt deze naar de verschillende bevoegdheidsinstanties. De KBO heeft een dubbel doel:

  • de werking van de overheidsdiensten efficiënter maken; en
  • de administratieve procedures voor ondernemingen vereenvoudigen.

Elke onderneming moet zich verplicht inschrijven in de KBO vóór de start van de activiteiten.

Elke onderneming en vestigingseenheid krijgt van de KBO een uniek identificatienummer. Met dit identificatienummer kunnen overheden onderling gegevens uitwisselen. Zo moet de ondernemer slechts één keer dezelfde gegevens aan de overheid overmaken.

De wijze waarop je kan inschrijven bij de KBO is afhankelijk van het type onderneming. Zo worden vennootschappen, internationale verenigingen en stichtingen in de KBO opgenomen via de ondernemingsrechtbank en een erkend ondernemingsloket. Vzw’s worden dan weer enkel opgenomen via de ondernemingsrechtbank.

Ondernemingen zonder rechtspersoonlijkheid en eenmanszaken hoeven niet via de ondernemingsrechtbank te passeren. Voor deze ondernemingen volstaat het om contact op te nemen met een erkend ondernemingsloket.

Het is logisch dat ondernemingen doorheen de jaren evalueren, waardoor de vermelde gegevens niet noodzakelijk dezelfde blijven als bij de start van de onderneming.

Vele ondernemers passen hun KBO-informatie niet tijdig aan. Ze beschouwen dit als een formaliteit en zijn zich niet bewust van het belang van een (juiste) inschrijving in de KBO.

Door de invoering van het geregistreerde kassasysteem, de elektronische aangifte van de vennootschapsbelasting, BIZTAX, het UBO-register,…. hebben veel ondernemers de gevolgen van een onvolledig KBO ondervonden.

Voor de elektronische registraties heeft dit enkel een vertraging van de registratie tot gevolg, maar het gebrek aan of een foutieve inschrijving kan tot heel wat andere vervelende situaties leiden in de praktijk:

1. GELDBOETES
Het wetboek van economisch recht voorziet geldboetes voor onvolledige of ontbrekende inschrijvingen van 26 tot 10.000 euro. Deze boetes worden zelden opgelegd. In eerste instantie zal de KBO beheersdienst de onderneming verzoeken om binnen de dertig dagen over te gaan tot inschrijving, wijziging of schrapping van haar gegevens.

2. KOSTEN EN TEVEEL BELASTINGEN
Tal van overheidsdiensten baseren zich op de gegevens zoals vermeld in de KBO om na te gaan of een onderneming bepaalde belastingen dient te betalen (vb. FAVV, SABAM, Provinciebelasting,….)

De onderneming kan te veel belastingen betalen indien onjuiste of verouderde gegevens zijn opgenomen in de KBO.

3. RSZ VERMINDERINGEN
Het is voor elke werkgever belangrijk om op te geven in welke vestiging van het bedrijf een werknemer werkzaam is. Zo zijn doelgroepverminderingen voor werkgevers afhankelijk van het gewest waarin de exploitatiezetel waaraan de werknemer verbonden is.

De niet (correcte) inschrijving van de vestigingseenheid kan leiden tot een weigering van bepaalde bijdrageverminderingen.

4. SUBSIDIES-PREMIES
Om ondernemingen te steunen en aan te moedigen, geven zowel de federale overheid als de gewesten en de lokale overheden premies/subsidies aan wie investeert om een eigen onderneming op te starten, aan werkgevers, aan milieuvriendelijke investeringen…. De overheden maken voor de toekenning van deze premies gebruik van de gegevens in de KBO. Zo kan een onderneming bijvoorbeeld slechts genieten van een kmo portefeuille wanneer deze is ingeschreven met een “aanvaardbare” hoofdactiviteit.

5. ONONTVANKELIJKHEID VAN DE RECHTSVORDERING

Tot op heden kan een onderneming enkel een rechtsvordering instellen wanneer zij rechtsgeldig is ingeschreven in de KBO.

Waar vroeger een niet-(correcte) inschrijving in het KBO leidde tot de onontvankelijkheid van de rechtsvordering, is dit wel regulariseerbaar gemaakt. 

6. DEKKING DOOR DE BEROEPSAANSPRAKELIJKHEID
Een beroepsaansprakelijkheidsverzekering afsluiten zonder de activering in de KBO van de noodzakelijke activiteiten en afhankelijk van het gewest beroepskennis, kan bij een schadegeval leiden tot terugvordering van de betaalde vergoeding bij de verzekeringsnemer.

Uit het bovenstaande blijkt niet alleen het belang van een correcte inschrijving bij de oprichting, maar ook de noodzaak de nodige gegevens steeds bij te werken bij wijzigingen (vb. zetel, naam, activiteiten, beheerskennis, beroepskennis, vestigingen,…) binnen de onderneming.

Regularisatie is in de meeste gevallen mogelijk, maar dit brengt vaak extra kosten met zich mee. Voorkomen is dus beter dan genezen !

Het loont zeker de moeite om na te gaan of de gegevens van uw onderneming in de KBO nog steeds up-to-date zijn.


De KBO-inschrijving kan je eenvoudig online raadplegen via Public Search van de FOD Economie

Auteurs: Tanja De Naeyer en Bert Lutin