zakenreis

Ik ga op buitenlandse (zaken)reis en ik neem mee … welke kosten zijn aftrekbaar?

| | Fiscaliteit

Situatie: Notaris Charlotte gaat op zakenreis om in het buitenland een congres bij te wonen. Kan zij de daar gemaakte kosten inbrengen in de vennootschap?

Het is evident dat reiskosten enkel ingebracht kunnen worden indien het gaat om een reis voor professionele doeleinden. Een persoonlijke vakantie komt hiervoor sowieso nooit in aanmerking.

In het voorbeeld hierboven gaat het wel degelijk om een zakelijke trip. In dat geval zijn er twee mogelijkheden. Ten eerste is er de aftrek op basis van werkelijke bewijsstukken. Als notaris Charlotte de facturen van bijvoorbeeld haar vlucht en hotelkamer inbrengt, zijn deze 100% aftrekbaar.

Daarnaast kennen we het begrip van de forfaitaire buitenlandse dagvergoeding. Het bedrag van deze dagvergoeding verschilt per land en hangt af van de gemiddelde leefkosten in een land (bijvoorbeeld ongeveer 90 euro in Italië, 105 euro in de Verenigde Staten). Alle bedragen zijn gebundeld en terug te vinden in een lijst die jaarlijks wordt geüpdatet door de overheid.

De buitenlandse dagvergoeding dekt ontbijt (15%), middagmaal (35%), avondmaal (45%) en kleine uitgaven zoals lokaal vervoer en versnaperingen (5%). Is het ontbijt inbegrepen in de prijs van uw hotelkamer? Dan houdt u nog 85% over van de dagvergoeding. Het ontbijt is immers al verrekend in de factuur. Hetzelfde principe geldt indien u ’s avonds het avondmaal op restaurant gebruikt en het ticket inlevert.

Voor elke volle dag van afwezigheid wordt 100% van de dagvergoeding aangerekend. Dit geldt ook indien u vertrekt en terugkeert op dezelfde dag, maar minstens tien uur weg bent geweest. De dagen van aankomst en vertrek tellen elk voor 50%.

Kortom: er zijn twee manieren om de kosten van uw zakenreis in te brengen in uw vennootschap. De eerste is klassiek en houdt in dat u de facturen van gemaakte kosten bijhoudt en in rekening brengt. Daarnaast bestaat het concept van ‘buitenlandse dagvergoeding’, die per land verschilt. Let op: op de vertrek- en terugkeerdatum heeft u recht op 50% van de dagvergoeding.